L’immaginario che si evoca quando si parla di riunioni è spesso legato alla noia e al malcontento. Ma è il caso di chiederci, cosa accadrebbe in un’organizzazione se non ne facessimo più? La letteratura in materia ci rammenta come queste siano fondamentali e impattino positivamente su molte dinamiche delle organizzazioni professionali. La questione, quindi, verte su come renderle più efficaci. Ne parliamo con Lorenzo Avanzi, professore di Psicologia del Lavoro e delle Organizzazioni al Dipartimento di Psicologia e Scienze cognitive.
Le riunioni assolvono diverse funzioni importanti per qualsiasi organizzazione: creano condivisione, migliorano l’affiatamento, fanno crescere identità e senso di appartenenza. Attraverso le riunioni si manifestano e si legittimano il potere, la struttura e le funzioni di un’organizzazione. Tuttavia, gli elementi di criticità possono essere molti. Racconta Avanzi: «È stato detto che l’abbondanza di riunioni è una sorta di tassa culturale. Questa definizione coglie alcuni aspetti interessanti: le riunioni favoriscono la partecipazione, la condivisione delle informazioni, la presa di decisioni condivise. Il prezzo da pagare, tuttavia, è notevole: interrompendo il lavoro ne va della produttività, con ricadute anche in termini di ansia dei partecipanti. Le persone spesso si dichiarano insoddisfatte, percependo noia e affaticamento». Le ricerche empiriche hanno evidenziato come le riunioni in presenza abbiano ricadute positive sulla fiducia interpersonale, l’inclusione nel gruppo e la soddisfazione del team. Al contempo, uno stile comunicativo efficace e il mantenimento del focus sul tema della riunione sono elementi che contribuiscono ad aumentare l’utilità di un meeting. Una pratica interessante è quella delle riunioni in piedi. È stato constatato come questa modalità, almeno per alcuni compiti, non comprometta l’efficacia decisionale, ma anzi generi deliberazioni più celeri. Gli incontri in presenza, al netto del loro costo, hanno un impatto positivo, specialmente sulla condivisione delle informazioni. La diffusione di informazioni nuove ha un’efficacia importante sulla prestazione del team, mentre l’approfondimento di informazioni già note sviluppa un maggior senso di coesione. «Un altro studio sul campo – riporta Avanzi – ha incrociato il numero di riunioni e la performance del team in termini di creatività. L’andamento di questa relazione è curvilineare: all’aumentare degli incontri migliora il senso di partecipazione e l’inventiva, ma eccedendo una certa soglia, questa prestazione crolla». Come deve essere impostata la riunione ideale? Non è facile stabilire regole sempre valide, però ci sono alcuni aspetti che possono essere tenuti sotto controllo per migliorare la qualità del tempo speso nelle riunioni. Spiega Avanzi: «Dalla letteratura emerge come nella fase preparatoria sia essenziale stabilire anzitutto la rilevanza dell’incontro, per discutere poi delle tempistiche, decidere chi invitare, dare una calendarizzazione e inviare il materiale preparatorio. Mentre nella fase di gestione della riunione è fondamentale la figura di chi modera e coordina gli interventi, ma anche la puntualità di chi partecipa. Alla fine della riunione è utile fare una scheda sintetica su ciò che si è discusso e deciso». Anche la numerosità del gruppo è un fattore che impatta negativamente sull’efficacia della prestazione. Gruppi grandi portano a un fisiologico aumento dei tempi; quindi, è necessario trovare il giusto equilibrio tra il numero di chi partecipa e la durata della riunione. È di grande attualità la discussione sul tema delle riunioni telematiche. In seguito alla pandemia è aumentato inesorabilmente il numero degli incontri che si svolgono in questa modalità. Da diversi studi emerge che l’online genera però effetti negativi non solo sulla coesione tra i membri dell’organizzazione, ma anche sulla fiducia interpersonale. La semplicità con cui si possono svolgere questo genere di riunioni ha portato a un aumento in termini di frequenza, amplificandone le criticità. L’esperienza viene peggiorata dal fatto che chi partecipa può tenere la webcam spenta; in questo modo, vengono meno i segnali emotivi che si accompagnano all’interazione e diminuisce la propensione ad atteggiamenti informali e umoristici, fondamentali per l’efficacia del team. Condividere anche aspetti non legati alla sfera lavorativa ha una funzione molto importante, ma questo è più difficile in una riunione online. «Si tratta per molti di una novità, emersa in modo preponderante dopo il Covid. Ci dobbiamo abituare a gestire efficacemente anche questi incontri», commenta Avanzi.